3CX Nebenstellen verwalten

3CX Extensions erstellen, konfigurieren und Berechtigungen verwalten — alles zu User-, Virtual- und IVR-Extensions.

Video: 3CX Nebenstellen anlegen und einrichten (IT-Systemhaus NEXPERTO, deutsch).

Nebenstellen (Extensions) verwalten

Erstellen und konfigurieren Sie Benutzer-Extensions in 3CX. Eine Extension ist die zentrale Repräsentation eines Anschlusses — sie hängt nicht direkt an einem Gerät, sondern an einem Benutzer oder einer Funktion. Geräte wie IP-Telefone, Softphones oder die Mobile App werden anschließend an die Extension gebunden. Im Admin Portal heisst der zuständige Menüpunkt schlicht „Nutzer" — dort werden Extensions als Nutzer-Datensätze angelegt und verwaltet, nicht unter einem separaten „Extensions"-Punkt.

Extension erstellen

1. Admin Portal → Nutzer
2. Neuen Nutzer hinzufügen
3. Benutzer auswählen oder erstellen
4. Nummern zuweisen (intern + ggf. externe DDI)
5. Geräte konfigurieren (Auto-Provisioning empfohlen)

Extension-Typen

User Extension

Standard-Benutzer mit eigener Nebenstelle, Voicemail, Präsenz, Chat und Anrufübernahme. Geräte (Desktop-Telefon, Web Client, Mobile App) sind zugeordnet, aber unabhängig erreichbar.

Virtual Extension

Keine physische Person dahinter — wird zu Gruppen weitergeleitet (z.B. „Support-Team" 200 → klingelt 101, 102 und 103 parallel). Ideal für Funktionen wie Vertrieb, Buchhaltung, Empfang.

IVR Extension

Automatische Ansage mit Menü-Navigation per Tastendruck („Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support…"). Typisch für Hauptnummern mit Werktag-/Wochenende-Logik.

Konfiguration

Persönliche Einstellungen

• Rufnummer (interne + externe DDI)
• PIN / Passwort (für Web-Client-Login + Voicemail)
• Voicemail-Begrüßung (Einzel-, Werktag-, Feiertags-Variante)
• Auto-Antwort (z.B. bei „Beschäftigt")
• Call Forwarding (intern, Mobile, externe Nummer)

Geräte zuordnen

1. Desktop Phone (Yealink, Fanvil, Snom — via Auto-Provisioning)
2. Mobile Client (iOS / Android)
3. Softphone (3CX Desktop App für Windows/macOS)
4. WebRTC im Browser (Web Client)

Rollen & Berechtigungen

Jedem Nutzer wird in 3CX eine von sieben festen Rollen zugewiesen, die den Funktionsumfang im Web Client und im Admin Portal bestimmt: Benutzer, Rezeption, Supervisor, Abteilungsadministrator, Manager, Eigentümer und Systemadministrator. Die Rolle wird in der Nutzer-Bearbeitungsmaske über ein Dropdown ausgewählt.

Zusätzlich zur Rolle lassen sich pro Nutzer feinere Rechte einstellen:

• Intern anrufen
• Extern anrufen (national / international)
• Konferenzen starten
• Aufzeichnung (DSGVO-relevant — siehe Datenschutz-Anleitung)
• Voicemail-Zugriff

Erweiterte Einstellungen

Multi-Number

Mehrere Nummern pro Benutzer für verschiedene Abteilungen oder Rollen. Beispiel: Eine Verkäuferin kann unter ihrer Vertriebs-Nummer 100 erreichbar sein und gleichzeitig unter der zentralen Hotline 200 — beide klingeln auf demselben Gerät.

Do Not Disturb (DND)

Anrufe blockieren, wenn nicht verfügbar. Eingehende Calls landen automatisch in der Voicemail oder beim definierten Fallback. Auch zeitgesteuert konfigurierbar (Mittagspause, Feierabend) — die zugrunde liegenden Zeitfenster werden zentral unter Geschäftszeiten gepflegt und lassen sich dort pro Wochentag individuell setzen.

Busy Lamp Field (BLF)

Status anderer Extensions auf dem Telefon-Display oder im Web Client sehen — wer ist verfügbar, wer im Gespräch, wer offline. Pflicht für Empfangs-Telefone und Team-Assistenzen.

Best Practices

• Klare Naming-Konvention — z.B. 1xx = Vertrieb, 2xx = Support, 3xx = Backoffice. Erleichtert Routing und spätere Auswertungen.
• PIN-Sicherheit — keine trivialen 4-stelligen PINs wie 1234. Mindestens 6 Zeichen, regelmäßig rotieren.
• Regelmäßige Berechtigungsprüfung — Audit pro Quartal: Wer hat noch Admin-Zugriff? Wer kann international telefonieren?
• Unbenutzte Extensions löschen — verhindert SIP-Brute-Force-Angriffe und reduziert Lizenz-Footprint.
• Auto-Provisioning konsequent nutzen — manuelle Telefon-Konfiguration ist fehleranfällig und schlecht reproduzierbar.