3CX Nebenstellen verwalten

3CX Extensions erstellen, konfigurieren und Berechtigungen verwalten — alles zu User-, Virtual- und IVR-Extensions.

Video: 3CX Nebenstellen anlegen und einrichten (IT-Systemhaus NEXPERTO, deutsch).

Nebenstellen (Extensions) verwalten

Erstellen und konfigurieren Sie Benutzer-Extensions in 3CX. Eine Extension ist die zentrale Repräsentation eines Anschlusses — sie hängt nicht direkt an einem Gerät, sondern an einem Benutzer oder einer Funktion. Geräte wie IP-Telefone, Softphones oder die Mobile App werden anschließend an die Extension gebunden.

Extension erstellen

1. Admin Portal → Extensions
2. Neue Extension hinzufügen
3. Benutzer auswählen oder erstellen
4. Nummern zuweisen (intern + ggf. externe DDI)
5. Geräte konfigurieren (Auto-Provisioning empfohlen)

Extension-Typen

User Extension

Standard-Benutzer mit eigener Nebenstelle, Voicemail, Präsenz, Chat und Anrufübernahme. Geräte (Desktop-Telefon, Web Client, Mobile App) sind zugeordnet, aber unabhängig erreichbar.

Virtual Extension

Keine physische Person dahinter — wird zu Gruppen weitergeleitet (z.B. „Support-Team" 200 → klingelt 101, 102 und 103 parallel). Ideal für Funktionen wie Vertrieb, Buchhaltung, Empfang.

IVR Extension

Automatische Ansage mit Menü-Navigation per Tastendruck („Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support…"). Typisch für Hauptnummern mit Werktag-/Wochenende-Logik.

Konfiguration

Persönliche Einstellungen

• Rufnummer (interne + externe DDI)
• PIN / Passwort (für Web-Client-Login + Voicemail)
• Voicemail-Begrüßung (Einzel-, Werktag-, Feiertags-Variante)
• Auto-Antwort (z.B. bei „Beschäftigt")
• Call Forwarding (intern, Mobile, externe Nummer)

Geräte zuordnen

1. Desktop Phone (Yealink, Fanvil, Snom — via Auto-Provisioning)
2. Mobile Client (iOS / Android)
3. Softphone (3CX Desktop App für Windows/macOS)
4. WebRTC im Browser (Web Client)

Berechtigungen

• Intern anrufen
• Extern anrufen (national / international)
• Konferenzen starten
• Aufzeichnung (DSGVO-relevant — siehe Datenschutz-Anleitung)
• Voicemail-Zugriff
• Admin-Rechte (nur ausgewählten Benutzern)

Erweiterte Einstellungen

Multi-Number

Mehrere Nummern pro Benutzer für verschiedene Abteilungen oder Rollen. Beispiel: Eine Verkäuferin kann unter ihrer Vertriebs-Nummer 100 erreichbar sein und gleichzeitig unter der zentralen Hotline 200 — beide klingeln auf demselben Gerät.

Do Not Disturb (DND)

Anrufe blockieren, wenn nicht verfügbar. Eingehende Calls landen automatisch in der Voicemail oder beim definierten Fallback. Auch zeitgesteuert konfigurierbar (Mittagspause, Feierabend).

Busy Lamp Field (BLF)

Status anderer Extensions auf dem Telefon-Display oder im Web Client sehen — wer ist verfügbar, wer im Gespräch, wer offline. Pflicht für Empfangs-Telefone und Team-Assistenzen.

Best Practices

• Klare Naming-Konvention — z.B. 1xx = Vertrieb, 2xx = Support, 3xx = Backoffice. Erleichtert Routing und spätere Auswertungen.
• PIN-Sicherheit — keine trivialen 4-stelligen PINs wie 1234. Mindestens 6 Zeichen, regelmäßig rotieren.
• Regelmäßige Berechtigungsprüfung — Audit pro Quartal: Wer hat noch Admin-Zugriff? Wer kann international telefonieren?
• Unbenutzte Extensions löschen — verhindert SIP-Brute-Force-Angriffe und reduziert Lizenz-Footprint.
• Auto-Provisioning konsequent nutzen — manuelle Telefon-Konfiguration ist fehleranfällig und schlecht reproduzierbar.