3CX Anrufe tätigen & verwalten

Vollständige Anleitung für professionelle Anrufverwaltung

Inhaltsverzeichnis

Einführung in 3CX Call Management

3CX ist eine moderne VoIP-Lösung, die es Ihnen ermöglicht, professionelle Telefonkommunikation über das Internet zu führen. Mit den richtigen Kenntnissen können Sie Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Kosten senken. Diese Anleitung führt Sie durch alle wichtigen Funktionen rund um das Tätigen und Verwalten von Anrufen in 3CX.

BitBlade Tipp: Lernen Sie die Tastaturkürzel Ihres 3CX Clients kennen. Diese ermöglichen schnelleres Arbeiten und reduzieren die Mausbewegungen. Nutzen Sie die Konfigurationsoptionen in den Einstellungen, um Ihren Workflow zu optimieren.

Interne Anrufe tätigen

Interne Anrufe sind die Grundlage der täglichen Kommunikation in Ihrem Unternehmen. In 3CX können Sie Ihre Kollegen über ihre Nebenstellen anrufen, was völlig kostenlos ist und sofort funktioniert.

Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Öffnen Sie den 3CX Client auf Ihrem Computer oder Smartphone
  2. Geben Sie die Nebenstelle des gewünschten Kollegen in das Anrufeingabefeld ein (z.B. 101, 102, 103)
  3. Drücken Sie die Anruftaste oder die Enter-Taste
  4. Der Anruf wird aufgebaut und Sie hören ein Freizeichen
  5. Ihr Kollege erhält einen Anruf auf seinem Telefon

Anrufer-ID und Präsenzstatus

Im 3CX Client können Sie vor dem Anruf den Status Ihrer Kollegen überprüfen. Ein grüner Punkt bedeutet verfügbar, orange bedeutet beschäftigt und rot bedeutet nicht erreichbar. Dies hilft Ihnen, den richtigen Zeitpunkt für einen Anruf zu wählen.

BitBlade Tipp: Nutzen Sie die Kontaktliste, um häufig angerufene Kollegen als Favoriten zu speichern. Dies beschleunigt den Zugriff und reduziert Fehler bei der Eingabe von Nebenstellen.

Externe Anrufe tätigen

Externe Anrufe funktionieren ähnlich wie interne Anrufe, erfordern aber die vollständige Telefonnummer. Abhängig von Ihrer 3CX Konfiguration können Sie Ortsgespräche, Ferngespräche und internationale Anrufe tätigen.

Nationale Anrufe

Internationale Anrufe

Sonderformate

Manche Nummern haben Durchwahlverzögerungen oder erfordern Tastatureingaben nach dem Verbindungsaufbau. 3CX bietet die Möglichkeit, solche Nummern zu speichern und automatisch die erforderlichen Eingaben zu tätigen.

BitBlade Tipp: Speichern Sie häufig angerufene externe Nummern mit einem aussagekräftigen Namen in Ihren Kontakten. Dies erspart Ihnen Zeit und macht Ihre Anrufliste übersichtlicher. Sie können auch Tastatureingaben hinzufügen, die automatisch übertragen werden.

Anrufe empfangen und verwalten

Das Empfangen von Anrufen ist ein wichtiger Teil des Call Management. 3CX bietet verschiedene Optionen, wie Sie Anrufe handhaben möchten.

Eingehende Anrufe beantworten

  1. Wenn ein Anruf eintrifft, erhalten Sie eine Benachrichtigung
  2. Sie sehen die Anrufer-ID und den Namen (falls im System gespeichert)
  3. Klicken Sie auf Anruf annehmen oder drücken die grüne Taste
  4. Die Verbindung wird hergestellt und Sie können sprechen

Anrufe ablehnen

Sie können Anrufe ablehnen, indem Sie auf die rote Schaltfläche oder die X-Taste klicken. Der Anrufer hört einen Besetzton.

Umleitungsregeln einrichten

Mit 3CX können Sie Anrufe automatisch weiterleiten, falls Sie nicht verfügbar sind. Dies ist besonders nützlich im Homeoffice oder bei mehreren Telefonen.

BitBlade Tipp: Richten Sie Ihre Anrufumleitungsregeln während der Pausenzeiten automatisch ein. Dies kann in den Einstellungen konfiguriert werden und stellt sicher, dass wichtige Anrufe nicht verloren gehen. Sie können auch verschiedene Regeln für Geschäfts- und Privatzeiten definieren.

Anrufe halten und transferieren

Das Halten und Transferieren von Anrufen gehört zu den grundlegenden Funktionen eines professionellen Telefonsystems. Mit 3CX können Sie Anrufe elegant handhaben.

Anrufe in die Warteschleife legen (Hold)

  1. Während eines aktiven Anrufs klicken Sie auf Halten
  2. Der Anrufer hört eine Warteschleife oder Musik
  3. Klicken Sie erneut auf Halten, um den Anruf fortzusetzen

Blind Transfer (direkt weiterleiten)

Beim Blind Transfer leiten Sie den Anruf direkt weiter, ohne mit der anderen Person zu sprechen.

  1. Während eines aktiven Anrufs klicken Sie auf Transfer
  2. Geben Sie die Nebenstelle oder externe Nummer ein
  3. Drücken Sie Transfer erneut oder die Anruftaste
  4. Der Anruf wird sofort weitergeleitet

Attended Transfer (gezielte Übergabe)

Beim Attended Transfer sprechen Sie zuerst mit der Person, zu der Sie den Anruf transferieren möchten, bevor Sie den Anruf übergeben.

  1. Halten Sie den aktuellen Anruf
  2. Wählen Sie die Nebenstelle oder Nummer der Zielposition
  3. Wenn diese antwortet, sprechen Sie kurz
  4. Übergeben Sie dann den gehaltenen Anruf durch Klick auf Transfer
BitBlade Tipp: Verwenden Sie Attended Transfers immer dann, wenn der Anruf sensibel ist oder spezielle Informationen benötigt. Dies verhindert Frustration beim Anrufer und stellt sicher, dass die richtige Person der Anruf bekommt. Nutzen Sie die kurze Zwiesprache, um den Grund des Anrufs zu erklären.

Konferenzen und Drei-Wege-Anrufe

Konferenzen ermöglichen es, mehrere Personen gleichzeitig an einem Gespräch teilnehmen zu lassen. Dies ist besonders nützlich für Besprechungen und Abstimmungen.

Drei-Wege-Konferenz einrichten

  1. Sie haben einen aktiven Anruf mit Person A
  2. Klicken Sie auf Konferenz oder +Anruf
  3. Wählen Sie die Nebenstelle oder Nummer von Person B
  4. Wenn Person B antwortet, sind alle drei verbunden

Mehrere Teilnehmer hinzufügen

Sie können während einer laufenden Konferenz weitere Teilnehmer hinzufügen, indem Sie die gleichen Schritte wiederholen. Dies ist je nach Ihrer 3CX Lizenz für bis zu sechs oder mehr Personen möglich.

Konferenzen beenden

Wenn der Konferenz-Initiator den Anruf beendet, wird die gesamte Konferenz beendet. Andere Teilnehmer können das Gespräch über Blind Transfer fortsetzen.

BitBlade Tipp: Für regelmäßige Konferenzen mit vielen Teilnehmern empfiehlt BitBlade die Nutzung von Konferenzräumen. Diese können mit direkten Zugriffsnummern konfiguriert werden und ermöglichen einfacheres Scheduling ohne komplexe Transfers.

Call Parking und Pickup

Call Parking ist eine fortgeschrittene Funktion, die es Ihnen ermöglicht, einen Anruf zu "parken" und später von einem anderen Telefon aus wiederzunehmen.

Anruf parken

  1. Während eines aktiven Anrufs klicken Sie auf Park oder nutzen die Tastenkombination
  2. Der Anruf wird in einen Parkplatz gelegt (z.B. Park1, Park2)
  3. Sie erhalten ein Parkplatz-Nummern-Feedback

Geparkte Anrufe abholen

  1. Wählen Sie die Parkplatz-Nummer (z.B. *90 + Nummer)
  2. Der Anruf wird Ihnen angebunden
  3. Die Kommunikation kann fortgesetzt werden
BitBlade Tipp: Call Parking eignet sich hervorragend für Übergabesituationen oder wenn Sie den Anrufer kurz wechseln möchten. Denken Sie daran, dass geparkte Anrufe nach einer bestimmten Zeit automatisch zurückgebunden werden, falls nicht abgeholt.

Anrufaufzeichnung und Compliance

3CX bietet die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen. Dies kann für Qualitätssicherung, Schulung oder rechtliche Zwecke nützlich sein.

Anrufaufzeichnung starten

Aufgezeichnete Anrufe verwalten

Alle aufgezeichneten Anrufe werden in Ihrer Anrufhistorie gespeichert. Sie können diese abspielen, herunterladen oder mit anderen teilen (je nach Berechtigungen).

Rechtliche Hinweise

Beachten Sie bitte, dass in vielen Jurisdiktionen die Aufzeichnung von Anrufen nur mit Zustimmung aller Beteiligten erlaubt ist. Informieren Sie Ihre Anrufer über laufende Aufzeichnungen.

BitBlade Tipp: Konfigurieren Sie in Ihren Unternehmensrichtlinien, welche Anrufe aufgezeichnet werden dürfen. BitBlade empfiehlt, Aufzeichnungen für Kundenservice-Anrufe zu aktivieren, um die Qualität zu überwachen und Schulungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Erweiterte Funktionen und Tipps

Anrufverlauf und Call Detail Records (CDR)

3CX speichert einen detaillierten Anrufverlauf mit allen wichtigen Informationen. Sie können Filter setzen, um spezifische Anrufe zu finden, Dauer zu überprüfen und Daten für Abrechnungszwecke zu exportieren.

Schnellwahl und BLF (Busy Lamp Field)

Mit Schnellwahl sparen Sie Zeit beim Wählen häufig genutzter Nummern. BLF-Lichter zeigen den Verfügbarkeitsstatus von Kollegen auf speziellen Telefonen an.

Intercom und Paging

Mit Intercom können Sie eine Durchsage zu allen Telefonen oder zu einer bestimmten Gruppe senden. Dies ist praktisch für schnelle Ankündigungen im Büro.

  1. Drücken Sie die Intercom-Taste auf Ihrem Telefon
  2. Sprechen Sie Ihre Nachricht
  3. Der Ton wird automatisch auf allen konfigurierten Telefonen abgespielt

Mehrere gleichzeitige Anrufe verwalten

3CX ermöglicht es Ihnen, mehrere Anrufe gleichzeitig zu halten und zwischen ihnen zu wechseln. Dies ist essentiell für Call Center oder viel beschäftigte Administratoren.

BitBlade Tipp: Für Best Practices bei der Verwaltung mehrerer Anrufe empfiehlt BitBlade: Notieren Sie sich kurz den Namen und das Anliegen jedes Anrufers, bevor Sie weitergeleitet werden. Dies hilft Ihnen, schneller wieder in das Gespräch zu finden und professioneller zu wirken.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie kann ich verhindern, dass Anrufe automatisch angenommen werden? ▼

In den Einstellungen Ihres 3CX Clients können Sie unter "Anrufverhalten" festlegen, ob Anrufe automatisch angenommen werden oder nur klingeln. Dies ist je nach Client (Desktop, Mobil) konfigurierbar und kann auch nach Kategorie (intern/extern) unterschieden werden.

Was bedeutet der Unterschied zwischen Blind und Attended Transfer? ▼

Blind Transfer transferiert den Anruf sofort ohne Rücksprache, während Attended Transfer Sie zuerst mit dem Empfänger sprechen lässt. Attended Transfer ist höflicher und reduziert Fehlverbindungen, benötigt aber etwas mehr Zeit.

Kann ich meine Anrufe aufzeichnen und wie lange werden diese gespeichert? ▼

Ja, 3CX unterstützt Anrufaufzeichnung. Die Speicherdauer hängt von Ihrer Systemkonfiguration ab. Beachten Sie rechtliche Anforderungen bezüglich Aufzeichnungen in Ihrer Region. Alle Aufzeichnungen finden Sie in der Anrufhistorie.

Wie viele Personen können an einer Konferenz teilnehmen? ▼

Die Anzahl hängt von Ihrer Lizenz ab. Standard-Lizenzen unterstützen bis zu 6 Teilnehmer in einer Ad-hoc-Konferenz. Für größere Konferenzen sollten Sie dedizierte Konferenzräume verwenden, die eine unbegrenzte Teilnehmerzahl ermöglichen.

Wie nutze ich Intercom/Paging in meinem Büro? ▼

Intercom muss auf Ihrem 3CX System konfiguriert werden. Üblicherweise gibt es eine dedizierte Intercom-Taste auf Ihrem Telefon oder im Client. Sprechen Sie Ihre Nachricht und diese wird automatisch auf allen konfigurierten Geräten abgespielt. Dies ist ideal für schnelle Ankündigungen.

Warum kann ich keine internationalen Nummern anrufen? ▼

Dies könnte daran liegen, dass internationale Anrufe nicht in Ihrer Berechtigungsgruppe aktiviert sind oder dass Ihre Vermittlung nicht für internationales Routing konfiguriert ist. Kontaktieren Sie Ihren 3CX Administrator, um die Einstellungen zu überprüfen.

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